Verifactu: qué es, cómo funciona y cuándo es obligatorio para tu empresa
Verifactu es el nuevo sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria española. Si tienes una empresa, te afecta directamente — y los plazos ya están fijados. Esta guía explica todo lo que necesitas saber.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es el sistema de verificación de registros de facturación que exige la Agencia Tributaria española en el marco del Reglamento de Requisitos de los Sistemas y Programas Informáticos (RRSPI), también conocido como la "Ley Antifraude" (Ley 11/2021).
En términos prácticos: el software de facturación que usen las empresas deberá garantizar que cada factura emitida queda registrada de forma inmutable, con un código QR verificable y enviada a la AEAT en tiempo real o por lotes. El objetivo es eliminar el software de doble uso ("caja B") y reducir el fraude fiscal.
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¿Cómo funciona Verifactu técnicamente?
Cuando emites una factura con un software certificado Verifactu:
- Generación del registro: el software crea un registro de facturación con todos los datos de la factura y una huella digital única (hash SHA-256).
- Encadenamiento: cada factura incluye el hash de la anterior, creando una cadena inviolable que impide modificar o eliminar facturas emitidas.
- Envío a la AEAT: los registros se envían a la Agencia Tributaria en tiempo real o en el plazo establecido. En la modalidad Verifactu, el envío es inmediato.
- Código QR: cada factura lleva un QR que el cliente puede escanear para verificar que la factura es auténtica y está registrada en la AEAT.
¿Cuándo es obligatorio? Plazos actualizados
| Tipo de empresa | Plazo obligatorio |
|---|---|
| Grandes empresas (facturación > 6M €) | 1 julio 2026 |
| Pymes y autónomos (resto) | 1 enero 2026 |
| Empresas del SII (Suministro Inmediato de Información) | Ya obligados desde 2017 — Verifactu no aplica |
¿Qué pasa si no cumples?
Las sanciones por incumplimiento del RRSPI son significativas: multas de hasta 50.000 euros por incumplimiento grave, más las sanciones adicionales por fraude fiscal si se detectan irregularidades. Los fabricantes de software no certificado también se exponen a sanciones directas.
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¿Qué necesita tu empresa para cumplir con Verifactu?
1. Software de facturación certificado: no vale cualquier programa. Tu software debe haber sido adaptado por el proveedor para cumplir el RRSPI. Pregunta explícitamente a tu proveedor actual si su software es "Verifactu compatible" o si tiene la certificación AEAT.
2. Actualización o cambio de software: si tu software actual no va a ser actualizado, empieza a evaluar alternativas ahora. El plazo para pymes es enero 2026, pero el proceso de migración puede llevar meses.
3. Formación del equipo: el proceso de emisión de facturas cambiará. El equipo administrativo necesita conocer el nuevo flujo antes de la fecha límite.
Diferencia entre Verifactu y facturación electrónica B2B
Son dos obligaciones distintas aunque relacionadas. La facturación electrónica B2B (pendiente de regulación definitiva) afecta al formato de intercambio de facturas entre empresas. Verifactu afecta al sistema interno de registro del software de facturación. Una empresa puede cumplir con Verifactu sin emitir facturas electrónicas B2B, y viceversa.
Conclusión
Verifactu no es opcional ni puede postponerse. Las empresas que no actúen antes de los plazos establecidos se enfrentarán a sanciones y al riesgo de no poder facturar legalmente. El primer paso es verificar si tu software actual ya es compatible — y si no lo es, empezar a evaluar alternativas.
¿Tu software de facturación está preparado para Verifactu?
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Cómo funciona Verifactu paso a paso
El flujo de Verifactu es más sencillo de lo que parece una vez entiendes los pasos:
- Emites la factura en tu software: exactamente como antes. El cambio es invisible para ti si tu software está adaptado.
- El software genera el registro Verifactu: un archivo XML con los datos de la factura, un número de secuencia y un código hash que garantiza la integridad del documento.
- Envío automático a la AEAT: el software envía el registro a los servidores de la Agencia Tributaria en tiempo real o en el momento de la facturación.
- La AEAT devuelve confirmación: el sistema responde con un código de verificación que queda vinculado a la factura.
- La factura llega al cliente con QR: el receptor puede escanear el código y verificar la autenticidad de la factura en la web de la AEAT.
Verifactu vs SII: ¿cuál te corresponde?
Es la pregunta que más confusión genera. La respuesta depende de tu tamaño:
📋 VERIFACTU
Para autónomos y pymes con volumen de operaciones inferior a 6 millones de euros anuales. Registro en tiempo real en AEAT. No requiere declarar dentro de un plazo específico.
📊 SII
Para grandes empresas con volumen superior a 6M€, grupos de IVA e inscritos voluntarios. Envío en 4 días hábiles. Vigente desde 2017.
Si ya estás en el SII, no tienes que implementar Verifactu. Si no estás en el SII, Verifactu es para ti.
Qué pasa si no tienes conexión a internet al facturar
La normativa Verifactu contempla esta situación. Si en el momento de emitir la factura no tienes conexión, el software debe almacenar el registro localmente y enviarlo a la AEAT en cuanto se restablezca la conexión. El plazo máximo para el envío diferido es de 4 días hábiles en la mayoría de los casos.
Esto es importante para negocios en zonas con cobertura irregular, eventos o ferias, y cualquier facturación realizada fuera de la oficina.
Rectificación y anulación de facturas con Verifactu
Una vez registrada una factura en Verifactu, no puedes simplemente eliminarla. El sistema garantiza la trazabilidad e integridad de los registros. Si necesitas rectificar o anular una factura:
- Factura rectificativa: emites una nueva factura que hace referencia a la original e indica la corrección. Esta nueva factura también se registra en Verifactu.
- Anulación: el software envía un registro de anulación que queda vinculado a la factura original. La factura original sigue en el sistema pero marcada como anulada.
Nunca se pueden eliminar registros de Verifactu. La pista de auditoría es permanente.
Checklist de adaptación a Verifactu para tu empresa
- ☐ Identificar si estoy obligado a Verifactu o al SII
- ☐ Verificar que mi software de facturación tiene Verifactu integrado o fecha confirmada
- ☐ Asegurar que el NIF y datos fiscales en el software son correctos
- ☐ Probar el envío de facturas de prueba al entorno de sandbox de la AEAT
- ☐ Comunicar el cambio a mi equipo administrativo
- ☐ Informar a mis clientes del nuevo formato de factura (con QR)
- ☐ Revisar los procesos de rectificación y anulación de facturas